Защо ви отстраняват: най-честите грешки, които потапят офертите

Прочетохме над 13 000 доклада за оценка, за да отговорим на един измамно прост въпрос: когато една обществена оферта губи, защо всъщност губи? Основната находка е неудобна за всеки, който се конкурира само по цена — около една от четири оферти е отстранена по формална причина, а над 80% от тези отстранявания са свързани с документи или техническо несъответствие, а не с търговското предложение.

Формално, не търговско

Въпросните оферти често са били конкурентни. Отпадали са не защото цената е била грешна или компанията — неспособна, а защото нещо в подаването не е удовлетворило формално изискване. С други думи, договорът е бил печеливш — а загубата е била самопричинена. Това разграничение е важно, защото самопричинените загуби са единственият вид, който можете напълно да елиминирате.

Повтарящите се виновници

В целия набор от данни една и съща шепа причини обяснява преобладаващото мнозинство от отстраняванията:

• Липсващи или несъответстващи документи — изискуема декларация липсва или е подадена на грешен шаблон.
• Техническо несъответствие — задължителна точка от спецификацията не е изрично адресирана в техническото предложение.
• Изтекли или неприложими сертификати — квалификация, която е изтекла или не покрива изисквания обхват.
• Вътрешни противоречия — числа или твърдения в един документ, които противоречат на друг в същия пакет.
• Несъответствия в референциите — доказателства за минал опит, които не се съпоставят чисто с обявените критерии за подбор.

Данните зад модела

Пропорциите се менят по сектори. При строителството и договорите за строителни работи провалите по документация и техническо съответствие доминират почти изцяло — офертите са сложни, документните комплекти са дълги и просто има повече места за подхлъзване. При доставките и търговските сектори цената играе по-голяма роля, защото техническата летва е по-ниска и пакетите са по-кратки. Но навсякъде формалният слой е мястото, където повечето оферти се печелят или губят още преди търговското сравнение изобщо да започне.

Защо продължава да се случва

Подготовката на оферта е ръчна задача по съпоставяне под натиска на срокове: десетки изисквания, разпръснати из дълъг набор от документи, като всяко се нуждае от съответстващо доказателство в точно правилната форма. Хората пропускат — не от липса на умения, а защото задачата е голяма, повтаряща се и безмилостна. Процентът на отстраняванията е предвидимият резултат от това да караш хора да вършат на ръка и в полунощ нещо, което всъщност е систематична кръстосана проверка.

Петминутна проверка преди подаване

Повечето отстранявания биха били хванати от дисциплиниран финален преглед, който задава четири въпроса за всяко изискване в поръчката:

• Има ли документ в нашия пакет, който удовлетворява това изискване?
• Правилният формуляр ли е, актуалната версия ли е и валиден ли е още към крайния срок?
• Казва ли действително това, което изискването изисква — изрично, а не по подразбиране?
• Противоречи ли на нещо друго, което подаваме?

Правете това последователно и загубите по формални причини до голяма степен изчезват. Проблемът е, че „последователно“ е трудно за човешки екип под напрежение — точно затова то трябва да бъде автоматизирано.

Как да спрете да губите по формални причини

Решението е структурно, а не героично. Извлечете всяко изискване от поръчката в матрица за съответствие. Проверете всяко от тях срещу документа, който възнамерявате да подадете, преди да подадете. Попълвайте предварително ЕЕДОП и декларациите от верифициран профил, така че формални грешки да не могат да се промъкнат. И заключете експорта, така че непълен пакет физически да не може да излезе през вратата.

Точно този работен процес автоматизира TenderEU — извличане на изисквания, сканиране за риск от отстраняване, автоматично попълване на ЕЕДОП и декларации и чеклист за съответствие, който блокира експорта, докато всичко не е налице. Офертите, които печелите по същество, не бива да се губят заради документи.

Базирано на анализ на 13 000+ доклада за оценка на обществени поръчки (Slavov Capital). Процентите са изведени от този набор от данни и са индикативни за по-широкия пазар.